Tablas Dinámicas y Consolidación de Datos

¿QUE SON?

Comando Consolidar en Excel. Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada uno de los rangos de las diferentes hojas.

Para este ejemplo, tengo tres hojas de Excel. Cada una de las hojas tiene las ventas de los tres vendedores en la empresa en los primeros 2 meses del año.

El reporte que necesito realizar es sobre las ventas del mes de enero y febrero. Para iniciar debo abrir el Asistente para tablas y gráficos dinámicos con el atajo de teclado ALT+T+B.

Seleccionamos la opción Rangos de consolidación múltiples y también la opción Tabla dinámica. Al pulsar el botón siguiente deberé seleccionar la opción Crear un solo campo de página.

En el siguiente paso deberás agregar los rangos de cada una de las tablas en las diferentes hojas de Excel:

Finalmente hago clic en Siguiente y en el último paso selecciono la opción Hoja de cálculo nueva que significa que Excel creará una nueva hoja en mi libro donde pondrá el resultado. A continuación puedes ver los datos consolidados:

Puedes dar el detalle final a esta tabla dinámica aplicando un formato de número a las celdas.

Filtro de tabla dinámica

Adicionalmente podrás observar que el filtro de la tabla dinámica tiene las opciones Elemento1, Elemento2 y Elemento3.

Cada opción corresponde a una de las hojas que hemos consolidado, de manera que si selecciono la opción Elemento1 observaré en la tabla dinámica los resultados de venta de la Hoja1 que corresponden a Hugo:

VIDEO   1  TABLAS DINAMICAS

VIDEO 2     CONSOLIDACION DE DATOS

VINCULACIÓN DE LIBROS EN EXCEL

¿QUE HACE?

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo especifique el nombre del archivo de origen de Excel. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar. ... Haga clic en Aceptar para continuar.

PASOS PARA LA VINCULACIÓN DE LIBROS

Preparar los datos de Excel

1. Busque el archivo de Excel y la hoja de cálculo o el rango que contiene los datos a los que desea vincular. Si no desea vincular a la hoja de cálculo completa, considere la posibilidad de definir un rango con nombre que incluya solo las celdas a las que desee vincular.
   
   
   Crear un rango con nombre en Excel (opcional: procedimiento útil si solo desea vincular a algunos de los datos de la hoja de cálculo)   
   
   
   1. Vaya a Excel y visualice la hoja de cálculo en la que desee definir un rango con nombre.
   2. Seleccione el rango de celdas que contiene los datos con los que desea establecer un vínculo.
   3. Haga clic con el botón secundario en del rango seleccionado y, a continuación, haga clic en Asignar nombre a un rango o en Definir nombre.
   4. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango en el cuadro Nombrey haga clic en Aceptar.
      Tenga en cuenta que solo puede vincularse a una hoja de cálculo o un rango a la vez durante una operación de vinculación. Para vincularse a datos en varios lugares de un libro, repita la operación de vinculación para cada hoja de cálculo o rango.
2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente:

   Elemento	Descripción
   Formato de tabla	Asegúrese de que las celdas están en formato de tabla. Si el rango incluye celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco.
   Omitir columnas y filas	No puede omitir columnas y filas de origen durante la operación de vinculación. No obstante, puede ocultar campos y filtrar registros abriendo la tabla vinculada en la vista Hoja de datos después de haberlos importado a Access.
   Número de columnas	El número de columnas de origen no puede ser superior a 255 porque Access no admite más de 255 campos en una tabla.
   Columnas, filas y celdas en blanco	Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango de Excel. Si hay celdas en blanco, intente agregar los datos que faltan.
   Valores de error	Si una o varias celdas de una hoja de cálculo o un rango contienen valores de error, corríjalos antes de iniciar la operación de importación. Tenga en cuenta que si una hoja de cálculo o un rango de origen contienen valores de error, Access inserta un valor nulo en los campos correspondientes de la tabla.
   Tipo de datos	No puede cambiar el tipo de datos o el tamaño de los campos en la tabla vinculada. Antes de iniciar la operación de vinculación, debe comprobar que cada columna contiene datos de un tipo específico. Recomendamos que dé formato a una columna si incluye valores de tipos de datos distintos. Por ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja de cálculo puede contener valores numéricos y de texto, como 871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga este procedimiento: Haga clic con el botón secundario en la columna y después haga clic en Formato de celdas. En la pestaña Número, en Categoría, seleccione un formato. Haga clic en Aceptar.
   Primera fila	Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de campo durante la operación de vinculación. Si no hay nombres de columna en la hoja de cálculo, o si un nombre de columna determinado infringe las reglas de nombres de Access, Access asigna un nombre válido a cada campo correspondiente.

3. Cierre el archivo de origen si está abierto.

Preparar la base de datos de destino

1. Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es de solo lectura y de que tiene los permisos necesarios para realizar cambios en ella.
2. Si no desea almacenar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco: Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco. Nota: Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Ya está listo para iniciar la operación de vinculación.

Crear el vínculo

1. La ubicación del asistente para la importación o vinculación es ligeramente diferente según la versión de Access. Elija los pasos que coincidan con su versión de Access:
   • Si está usando la versión más reciente de la versión de suscripción de Office 365 de Access, en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Nuevo origen de datos > Archivo de origen > Excel.
   • Si está utilizando Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Excel.
   • Si está utilizando Access 2007, en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
   Nota: La pestaña Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo especifique el nombre del archivo de origen de Excel.
3. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar.
   Se inicia el Asistente para vinculación de hojas de cálculo para guiarle durante el proceso de vinculación.
4. En la primera página del Asistente, seleccione una hoja de cálculo o un rango con nombre y haga clic en Siguiente.
5. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo, seleccione Primera fila contiene encabezados de columna. Access utiliza estos encabezados de columna para asignar nombres a los campos de la tabla. Si un nombre de columna incluye algunos caracteres especiales, no se puede utilizar como nombre de campo en Access. En estos casos, aparece un mensaje de error que le indica que Access asignará un nombre válido para el campo. Haga clic en Aceptar para continuar.
6. En la página final del Asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic en Finalizar. Si la tabla con el nombre especificado ya existe, se le pregunta si desea sobrescribir la tabla o consulta existente. Haga clic en Sí si desea sobrescribirla o en No para especificar un nombre diferente.
   Access intenta crear la tabla vinculada. Si la operación se realiza correctamente, Access muestra el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla.

VIDEO 1

VIDEO 2

GRÁFICAS EN EXCEL

¿QUE ES UNA GRÁFICA?

En un gráfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Este tipo de gráfico muestra comparaciones entre elementos individuales. En un gráfico de barras, las categorías se organizan típicamente a lo largo del eje vertical y los valores a lo largo del eje horizontal.

¿COMO INSERTAR GRÁFICAS?

Para crear un gráfico básico, seleccione cualquier parte del rango que quiera representar y, a continuación, haga clic en el tipo de gráfico que desee en la pestaña Insertar del grupo Gráficos de la cinta. También puede presionar Alt+F1 en Excelpara crear automáticamente un gráfico de columnas básico.

TITULO:Al crear un gráfico enExcel Online, no siempre se muestra un título de gráfico, incluso cuando los datos incluyen uno. Puede agregar o editar un título de gráfico manualmente y colocarlo en o encima del gráfico. ... Haga clic enTítulo superpuesto centrado o Encima del gráfico.

ETIQUETAS:Las etiquetas en Excel sirven para diferenciar un documento que tienes en una hoja o en otra, puedes ponerles diferentes colores a cada etiqueta y cambiarle de nombre a hoja 1, hoja 2, etc., haciendo de esta manera más fácil la búsqueda de cada documento que tengas en cada hoja diferente.

SERIES:Una serie de datos es una fila o columna de números que se especifican en una hoja de cálculo y representar en el gráfico, como una lista de beneficios trimestrales. Gráficos de Office siempre están asociados a una hoja de Excel.

LINEAS DE DIVISIÓN:Las líneas de cuadrícula son las líneas delgadas que demarcan las celdas. Se usan para distinguir las celdas en la hoja. ... De forma predeterminada, las líneas de división se muestran en las hojas con un color asignado por Excel. Si lo desea, puede cambiar el color de las líneas de división para una hoja determinada.

Gráficos de columna.-Utilizada para mostrar variaciones de datos en un periodo de tiempo con mayor facilidad y entendimiento, generalmente las categorías van en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Gráficos de lineas.- Utilizado comúnmente para representar grandes cantidades de datos que varían en un periodo continuado de tiempo, datos de categoría en el eje horizontal, y datos de valores eje vertical, para cada categoría hay un color de linea que se quiebra al cambiar de valor para la siguiente variación de valor.

Gráficos Circulares.- Su utilización se la requiere en datos de porcentajes, ya que este gráfico es uno solo, pero su 100% esta repartido según la cantidad de categorías que se este utilizando.

Gráfico de Barras.- Implementado para hacer comparaciones entre elementos individuales, tales como: magnitudes, evolución en el tiempo, etc. Son semejantes a los gráficos de columnas.

Gráfico de Áreas.- Al igual que los gráficos de líneas, comúnmente se los utiliza en las variaciones de datos de periodos continuos.

Gráficos de tipos XY Dispersión.- Este tipo de gráfico se lo recomienda utilizar cuando hay muchos puntos de datos en el eje horizontal, hay tres tipos de gráficos de dispersión: gráfico XY de dispersión, dispersión con puntos de datos conectados por líneas y dispersión con puntos de datos conectados por líneas suavizadas.

Gráfico de Superficie.- Este tipo de gráfico visualiza mejor la evolución entre dos o más categorías siempre y cuando existan diferencias.

Gráfico de anillos.- Muestra un porcentaje del total similar al gráfico circular, aquí podemos enfocar según el número de datos el tamaño del compartimento del anillo.

Gráfico de Burbuja.- Es como un gráfico de líneas en donde los puntos son remplazados por burbujas; pero en este caso, para la interpretación de los datos, también cuenta el tamaño de cada burbuja.

Gráfico Radial.- Se lo utiliza como herramienta de comprobación de datos, a diferencia de los demás, este utiliza la circunferencia del gráfico como eje X.

Excel: Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. La esencia sigue siendo el mismo que en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con relativas o absolutas referencias a otras celdas.

                                                     

                                                 

Calc: Calc es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente basado en la disposición de los datos del usuario.Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros y puede hacer agrupaciones en tablas dinámicas. Dado que, desde el punto de vista de la programación de macros, Calc no es compatible con el modelo de objetos de Excel, no es tan vulnerable a los virus de macros (omacrovirus) como el producto de Microsoft.

                                         

Lotus 1-2-3: Es un clásico programa de planilla u hoja de cálculo creado o desarrollado por la empresa Lotus Development Corporation. La inmensa popularidad que logró alcanzar a mediados de la década de 1980 contribuyó significativamente a afianzar el éxito de las PCs dentro del ambiente corporativo y de oficina.

                              

Numbers: Es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada como parte deiWok. Trata de hacerse con una importante cuota de mercado, además de por sus prestaciones, por ser muy fácil de manejar para todo tipo de personas.  Este tipo de hoja de calculo fue lanzada por la empresa Apple.

                                                           

                                          

–Kspread: La hoja de cálculo puesta en funcionamiento por Linux, en el marco de muchos procesadores gratuitos y abiertos a ser modificados por la propia comunidad que los utiliza. Las características que integra no son superiores a las otras, aunque permite importar casi todas las hojas de los otros tipos. http://www.tipos.co/tipos-de-hojas-de-calculo/#ixzz4vQheGiAT

                               

–Quattro Pro: Originalmente diseñada por Borland International, pero luego comercializada por Corel, introdujo la particular característica de crear mapas para distinguir las estadísticas por regiones. Se utiliza dentro de Windows, y la configuración general del software le trajo problemas legales a la compañía al ser muy similar al Lotus 1.2.3.

                                                                          

                               

Gnumeric versión 1.7.11 de Julio 2007 es una hoja de cálculo que integra el proyecto GNOME y se distribuye a través de una Licencia pública general de GNU; es una suite de oficina que permite manipular y analizar datos numéricos empleando el formato de hoja de cálculo y como alternativa Open Source en contraposición a Microsoft Excell. Entre sus características esta el permitir llevar un registro de información en forma de listas, organizar valores numéricos en columnas y filas, actualizar y realizar cálculos complejos mediante la definición de cada paso del cálculo y modificación de dichos cálculos o inclusión de medidas posteriores, crear y visualizar o imprimir gráficos de datos utilizando la barra de herramientas que incluye por ejemplo gráficos de barras, gráficos circulares o lineales, acumulados o del tipo radar. Gnumeric permite también optimizar el uso de los datos y realizar cualquier tarea que implique números, fechas, horas, nombres u otros permitiendo su manejo y administración para obtener resultados complejos a partir de ellos.

http://www.mastiposde.com/hojas_de_calculos.html

                                                    

VISICALC: VisiCalc, la primera hoja de cálculo disponible para computadoras personales. Esta aplicación es considerada como la entrada de la microcomputadora al mundo de los negocios.  disponible para computadoras personales. Es considerada la aplicación que convirtió el microcomputador de un hobby para entusiastas de la computación en una herramienta seria de negocios. Se vendieron más de 700.000 copias de VisiCalc en seis años.​

                                                  

StarOffice Calc es una hoja electrónica de cálculo, que permite introducir datos para hacer cálculos y manejar bases de datos. StarOffice Calc puede organizar y presentar la información de una forma clara, así como también puede realizar operaciones matemáticas, graficar información y manejar datos fácilmente.

                                                           

VÍDEO: